A duplicata escritural surge como uma solução moderna e eficiente para formalizar transações comerciais a prazo, trazendo inúmeros benefícios tanto para quem vende (cedente) quanto para quem compra (sacado). Mas como e quando utilizar essa ferramenta na sua empresa? Este artigo explora as melhores práticas e cenários de uso da duplicata escritural, analisando as perspectivas de ambas as partes envolvidas.

O que é Duplicata Escritural? 

Antes de abordarmos os casos de uso, vamos relembrar o conceito: a duplicata escritural é a versão digital da tradicional duplicata mercantil. Trata-se de um título de crédito que representa uma venda a prazo de produtos ou serviços, com todas as informações registradas eletronicamente em sistemas autorizados pelo Banco Central.

Quando utilizar Duplicata Escritural?

A duplicata escritural é especialmente vantajosa em diversas situações, tanto para o cedente quanto para o sacado:

Para o Cedente (Vendedor / Fornecedor):

• Vendas a prazo com prazos superiores a 30 dias: A legislação brasileira permite a emissão de duplicata apenas para vendas com prazo de pagamento superior a 30 dias.

• Necessidade de antecipação de recebíveis: A duplicata escritural facilita a negociação com instituições financeiras para antecipar o recebimento dos valores, melhorando o fluxo de caixa.

• Busca por maior segurança e rastreabilidade: O registro digital oferece maior proteção contra fraudes, perdas e extravios, além de permitir o acompanhamento online do status da duplicata.

• Integração com sistemas de gestão (ERPs): A duplicata escritural se integra facilmente com sistemas ERPs, automatizando processos e otimizando a gestão financeira.

• Vendas B2B com alto volume de transações: A automação proporcionada pela duplicata escritural otimiza a gestão de um grande volume de vendas a prazo.

Para o Sacado (Comprador):

• Compras a prazo com fornecedores que utilizam a duplicata escritural: A adoção da duplicata escritural pelo fornecedor simplifica o processo de recebimento e aceite da obrigação.

• Busca por maior organização e controle das obrigações: O acesso digital às informações das duplicatas facilita o acompanhamento dos prazos e valores a pagar.

• Necessidade de conciliação bancária ágil: As informações digitais facilitam a conciliação bancária e a gestão do fluxo de pagamentos.

• Redução de riscos de erros e fraudes: A segurança do sistema digital minimiza a chance de erros de digitação e outras inconsistências, além de dificultar fraudes.

Como utilizar a Duplicata Escritural na prática?

Do ponto de vista do Cedente (Vendedor/Fornecedor):

1. Realizar a venda a prazo: Acordar os termos da venda com o sacado, definindo valor, prazo de pagamento e demais condições.

2. Emitir a Nota Fiscal: Emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e) ou outro documento fiscal que comprove a transação.

3. Emitir a duplicata escritural: Utilizar um sistema emissor de duplicatas escriturais, integrado a uma das entidades registradoras autorizadas pelo Banco Central (CERC, Nuclea, B3, TAG, CRDC, Grafeno e Quicksoft), para gerar o título digital.

4. Registrar a duplicata: Enviar a duplicata para registro na entidade registradora.

5. Notificar o sacado: Informar o sacado sobre a emissão e o registro da duplicata, disponibilizando o acesso às informações.

6. Acompanhar o aceite (opcional): Verificar se o sacado realizou o aceite da duplicata. O aceite não é obrigatório, mas facilita a antecipação de recebíveis.

7. Negociar a antecipação de recebíveis (se necessário): Apresentar a duplicata registrada como garantia para obter crédito junto a instituições financeiras.

Do ponto de vista do Sacado (Comprador):

1. Receber a notificação: Ser notificado pelo cedente sobre a emissão e o registro da duplicata escritural.

2. Acessar as informações da duplicata: Consultar os detalhes da duplicata no sistema da entidade registradora ou por meio do sistema do cedente.

3. Realizar o aceite (opcional): Dar o aceite na duplicata, reconhecendo a dívida.

4. Acompanhar os prazos de pagamento: Monitorar as datas de vencimento e efetuar o pagamento dentro do prazo acordado.

5. Conciliar as informações com o extrato bancário: Verificar se os pagamentos foram devidamente registrados.

Benefícios da Duplicata Escritural para ambas as partes

A duplicata escritural oferece uma série de benefícios, incluindo a redução de custos com a eliminação do uso de papel, impressão, transporte e armazenamento de documentos físicos. Ela proporciona maior agilidade nos processos, que se tornam mais rápidos e automatizados, desde a emissão até a cobrança.

Além disso, a segurança é aprimorada com a redução do risco de fraudes, perdas e extravios, e a transparência e rastreabilidade são garantidas pelo acompanhamento online do status da duplicata. A facilidade de integração com sistemas otimiza a gestão financeira, e para o cedente, há uma melhora no fluxo de caixa devido à possibilidade de antecipação de recebíveis.

A duplicata escritural representa um importante avanço na modernização das transações comerciais no Brasil. Ao entender como e quando utilizá-la, tanto cedentes quanto sacados podem usufruir de seus inúmeros benefícios, otimizando seus processos, reduzindo custos e aumentando a segurança e a eficiência de suas operações financeiras.

Ao considerar a adoção da duplicata escritural, é fundamental avaliar as necessidades da sua empresa e buscar soluções que ofereçam integração com seus sistemas de gestão, garantindo uma transição suave e eficiente.

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