Como a Ânima eliminou R$ 3,2 milhões em multas e juros com a ajuda do V360, otimizando o processo de recebimento de notas fiscais
Segmento
Educação
Atuação
Nacional
ERP
Oracle
A Ânima é uma das principais organizações educacionais de ensino superior do país, abrangendo mais de 25 marcas renomadas como a Anhembi Morumbi, Le Cordon Bleu, UniSul, UNA, Milton Campos, São Judas e diversas outras instituições privadas localizadas em 12 estados brasileiros.
9 mil documentos mensais tratados com o V360
75% de redução de multas e juros
3.5 mil de fornecedores acompanham suas notas no V360
O desafio
Em 2021, com a aquisição das empresas do Grupo Laurent, a Ânima enfrentava um grande desafio para processar um alto volume de recebimento de notas fiscais. Neste período, as notas de mercadorias físicas de todas as unidades eram encaminhadas para almoxarifados centrais, que precisavam abrir chamados para a área de Centro de Serviços Compartilhados (CSC) para que o processamento de pagamentos fosse realizado.
As notas de serviço, por outro lado, eram enviadas ao "dono" do contrato ou a um membro de sua equipe, que era responsável por abrir um chamado para o CSC e digitar manualmente as informações das notas para que as mesmas fossem registradas no ERP. Esse processo levava em média de 1 a 2 semanas para ser finalizado.
Em ambas as situações, a empresa dependia de um trabalho manual e moroso para a conferência dos campos fiscais e a digitação das notas, antes que o processo fosse concluído e um voucher fosse gerado para seguir com o pagamento. O principal problema era que as unidades que recebiam essas notas nem sempre abriam um chamado para a área de CSC a tempo, resultando mais 3,2 milhões de multas e juros no ano devido ao não recolhimento de impostos retidos na competência correta, mais de 250 protestos e 45% de atraso nos pagamentos.
A solução
A primeira ideia que surgiu na equipe da Ânima para solucionar o processamento dos documentos fiscais foi a implementação de uma solução de OCR (Optical Character Recognition), visando a digitação automática das notas para registro no ERP, mas isso não seria suficiente. A verdadeira raiz do problema estava na captura dessas notas fiscais. Se as unidades responsáveis não enviassem os documentos para a área de CSC em tempo hábil, o problema continuaria existindo.
Foi nessa busca por uma solução mais eficaz que a Ânima conheceu a V360. Com a plataforma de otimização do fluxo de pagamentos da V360, a captura das notas de materiais na SEFAZ e das notas de serviços nas prefeituras passou a ser feita de maneira automatizada. Em seguida, as notas são escrituradas diretamente no ERP da Ânima e as ordens de compra são geradas assim que o fornecedor informa corretamente o número do pedido. Isso permite que a V360 realize a leitura do arquivo, deixando a nota pendente para confirmação de recebimento.
"Com a digitalização desse processo, o sistema já faz o link entre a nota fiscal que o fornecedor está faturando versus a ordem de compras que foi negociada e emitida pelo setor de compras. Quando você faz a tratativa de receber lá na ponta e já está tratando todas as divergências antes, o sistema encaminha as informações para a área de compras, que pode fazer as tratativas no momento da emissão das notas.”
Gustavo Moreira | Diretor de CSC do Grupo Ânima
Com a V360, o almoxarifado da Ânima não precisa mais verificar se o CNPJ, razão social, endereço, item, quantidade e valor dos pedidos estão corretos, desde que o fornecedor siga as orientações de faturamento e informe corretamente o código do pedido. Na prática, a V360 faz essa captura automática dos documentos fiscais e cria um fluxo simplificado com dois botões que permitem ao almoxarifado aceitar ou recusar a NF recebida.
Com a centralização de todo o fluxo de notas, a V360 é capaz de identificar e tratar divergências, além de destacar oportunidades de otimização no processo de pagamento a fornecedores. Isso proporciona à diretoria uma visão clara dos gaps existentes, facilitando a tomada de decisões corretas com foco na causa raiz dos problemas relacionados aos processos de pagamentos da companhia.
