Como a Firjan aumentou em 160% a produtividade da área de pagamentos de documentos fiscais ao implementar o V360
Segmento
Indústria
Atuação
Nacional
ERP
Protheus
A Firjan é uma organização privada sem fins lucrativos que representa mais de 7.500 empresas da indústria fluminense. Seu propósito é promover o desenvolvimento econômico e social do estado do Rio de Janeiro, oferecendo suporte a empresários por meio de capacitação, inovação e ações de sustentabilidade, além de atuar em projetos de educação, cultura e responsabilidade social.
81% de automatismo no processamento de notas fiscais
160% de aumento na produtividade da área
12.6 mil fornecedores acompanham suas notas no V360
O desafio
Em 2020, a Firjan enfrentava desafios significativos em seu processo de lançamento de documentos fiscais. Os registros eram feitos manualmente por alguns colaboradores dentro do ERP, e qualquer divergência detectada precisava ser tratada por meio da abertura de um chamado. Isso gerava um alto volume de retrabalho, uma vez que o processo era suscetível a erros humanos, como o esquecimento de lançamentos ou de solicitações de correção das notas fiscais.
Além disso, a falta de rastreabilidade dificultava o acompanhamento das etapas e a identificação de falhas no processo, o que comprometia a eficiência operacional e a precisão dos dados fiscais. Diante deste cenário, foram identificadas oportunidades para padronizar e melhorar a entrada de notas fiscais, modernizar o fluxo de tratamento de pagamentos notas fiscais e contas de concessionárias.
Para encontrar a ferramenta ideal para otimizar esses processos, a Firjan fez um benchmark com duas empresas, sendo uma delas a Vale, que já possuía 99% de automação no processamento de documentos fiscais com a solução da V360.
A solução
A implantação do V360 na Firjan ocorreu de forma gradual e estruturada. Primeiramente, foi realizado um estudo preliminar e o desenho dos processos desejados, seguido pela contratação e parametrização do sistema. O primeiro Go Live teve início em uma regional, começando com o lançamento de notas fiscais de materiais e serviços, mas sem envolver os fornecedores.
Em outro momento, o processo foi expandido para incluir outros documentos, e por último, foi implementado nas demais regionais da Firjan, agora com a participação de todos os fornecedores. Para garantir o sucesso da implementação, foram oferecidos treinamentos específicos aos fornecedores, enfatizando a importância de verificar as informações das notas fiscais, como o número do pedido, além de destacar os benefícios de utilizar o portal do fornecedor da V360 para acompanhar a rastreabilidades da nota, desde a emissão até o pagamento.
“Reunimos nossos maiores fornecedores e fizemos uma apresentação virtual com o objetivo de mostrar como fazer o ingresso de documentos fiscais na plataforma. Para que o processo funcione é necessário um envolvimento não só da área fiscal e do contas a pagar, mas também uma parceria muito grande com área de compras e suprimentos.”
Julia Amorim | Coordenadora de Operações Financeiras
Hoje, as notas fiscais de materiais são capturadas automaticamente a partir da SEFAZ, enquanto faturas de concessionárias de energia (ENEL e Light) são recebidas por e-mail. Contas de telefone, água e gás são registradas por colaboradores internos. Já as notas fiscais de serviços são tratadas de acordo com a infraestrutura disponível em cada município: capturadas automaticamente para prefeituras com webservices ou enviadas pelo fornecedor através do portal de contas a pagar.
A automação da área de pagamentos de documentos fiscais proporcionou importantes melhorias, incluindo maior controle e clareza sobre o fluxo de trabalho, resolução mais ágil de problemas e um aumento significativo na automação. Esses avanços também favoreceram um relacionamento mais eficiente com os fornecedores. A centralização e a facilidade na auditoria dos processos, aliadas à flexibilidade do sistema, foram essenciais para o sucesso dessa parceria. Como resultado, a Firjan conseguiu um impressionante aumento de 160% de produtividade, com um processo muito mais eficiente e automatizado para a captura de documentos fiscais.
