Como a Liga Solidária elevou a eficiência operacional da equipe de CSC ao automatizar seus processos de pagamentos a fornecedores com o V360
Segmento
Terceiro setor
Atuação
Nacional
ERP
SAP
A Liga Solidária é uma OSC (Organização da Sociedade Civil) sem fins lucrativos, totalmente liderada por mulheres. Com mais de 1.300 colaboradores, a organização desenvolve uma variedade de programas sociais que têm como objetivo empoderar e melhorar a qualidade de vida de milhares de brasileiros em situação de vulnerabilidade, por meio do esporte, da saúde e da educação.
97,21% de automação no processamento de documentos fiscais
+2 mil documentos processados mensalmente com o V360
90% de automação no processamento de notas de serviço
O desafio
Anualmente, a Liga Solidária recebe milhões de reais em investimento social e, para assegurar maior transparência para os parceiros do setor público e privado, a organização centraliza todo o processo de pagamentos a fornecedores no Centro de Serviços Compartilhados (CSC), que gerencia desde a solicitação de compras até a prestação de contas dos investimentos realizados.
Acontece que até 2021, antes do V360, a área de CSC operava de maneira passiva em relação ao fluxo de recebimento fiscal. Para se ter uma ideia, cada um dos 14 centros infantis mantidos pela Liga precisava abrir chamados constantemente para solicitar pagamentos à área de CSC, que realizava todo o processo de captura de notas fiscais e escrituração no ERP de forma manual.
Agora imagine ter mais 2 mil chamados abertos mensalmente e nenhum processo automatizado para o gerenciamento de mais de 1.000 documentos fiscais ao mês. Qual impacto negativo desse processo, além do aumento de custo homem-hora envolvido na operação?
Ao realizarem uma varredura em todos os documentos emitidos para o CNPJ da organização, a contabilidade da Liga constatou que várias multas e juros estavam sendo aplicadas à organização devido a notas fiscais vencidas ou não lançadas no ERP, o que frequentemente exigia renegociação com os fornecedores. Foi neste momento que perceberam a importância de buscar uma solução tecnológica para ganhar eficiência em seus processos de pagamento a fornecedores.
A solução
Ao abrirem a licitação da contratação de uma ferramenta para otimizar os processos de pagamentos, o objetivo da Liga era encontrar soluções no mercado que capturassem e processassem notas fiscais de serviço, materiais e concessionárias em um só lugar.
Ao vencer o BID, a equipe do V360 em conjunto com a área de CSC da Liga fez um mapeamento profundo dos principais fluxos internos de processamento de documentos fiscais, criou gatilhos e regras de negócio que não existiam e definiu um plano de ação em relação ao processo de emissão de notas fiscais junto a seus fornecedores.
Após a implementação do V360, 97% dos processos estão automatizados, incluindo a captura automática de 90% das notas fiscais de serviço das prefeituras, reduzindo significativamente o trabalho manual e agilizando o recebimento fiscal. Além disso, o número de chamados ao CSC caiu de mais de 2.000 para apenas 4 por mês.
“Antes, gerenciar as notas e pedidos no SAP era complexo, mas com a V360 conseguimos antecipar o processo. Hoje, o fornecedor simula a fatura, ajusta impostos e interage diretamente com nossa área de recebimento fiscal, o que reduz divergências. Com isso, as notas chegam sem erros e a integração se torna muito mais simples e eficiente.”
Danielle Araújo | Gerente Executiva de CSC
Agora, quando o fornecedor emite uma nota para pagamento, o V360 realiza a captura automática do documento, valida todos os dados fiscais e tributários, verifica a autenticidade dos documentos fiscais e, em seguida, integra essas informações diretamente no sistema de contas a pagar do ERP. Em caso de divergências ou erros identificados nas validações, o time de contabilidade é imediatamente acionado para verificar e corrigir o problema.
A validação e escrituração das notas fiscal são feitas diretamente no ERP, sem intervenção humana, o que minimiza erros e maximiza eficiência. O controle completo e a visibilidade de todas as etapas do processo permitem que as áreas de atendimento, compras e contabilidade implementem ações corretivas de forma mais ágil e precisa, elevando a produtividade de toda organização.
