O que levou a Raízen a escolher o V360 dentre os 15 fornecedores selecionados para otimizar seus processos de pagamento de serviços?
Segmento
Energia
Atuação
Nacional
ERP
SAP ECC
A Raízen é uma das principais empresas de energia do Brasil, fruto de uma joint venture entre a Shell e a Cosan. Atua em diversos segmentos, como produção de etanol, açúcar e geração de energia elétrica renovável, além de ser uma importante fornecedora de combustíveis em postos da bandeira Shell.
95% de redução no lead time de processamento dos documentos
R$ 2,7 milhões de retorno líquido
8.2 mil fornecedores acompanham suas notas no V360
O desafio
Na Raízen, o fluxo de materiais e CTEs já estava automatizado e funcionava perfeitamente dentro da operação de recebimento fiscal, correspondendo a um volume de 85% de automação desse processo. No entanto, os 15% restantes representavam, de fato, o gargalo da operação e eram compostos pelas Notas Fiscais de Serviço emitidas por mais de 1.200 prefeituras pelo país.
Para solucionar as ineficiências em seus processos e atingir 100% de automação nas notas de serviço, a Raízen conduziu uma pesquisa de mercado, avaliando aproximadamente 15 possíveis fornecedores. Após uma minuciosa triagem, considerando fatores como tecnologia, base de clientes e desempenho no processamento de notas fiscais, cinco empresas foram escolhidas para avançar na licitação.
Após a aplicação de um extenso questionário de atendimento, além de benchmarks e provas de conceito (POC), três empresas se destacaram e passaram por avaliações adicionais sobre segurança da informação, questionários técnicos de arquitetura e funcionalidades, resultando na escolha de dois fornecedores finais. Por fim, o vencedor do BID foi o V360, que já trouxe um retorno líquido de R$ 2,7 milhões para a companhia até o momento.
A solução
Antes da implementação do V360 na Raízen, a empresa levava em média 35 dias para concluir o processo de pagamento a fornecedores, desde a emissão até o processamento das Notas Fiscais no ERP. Considere a complexidade e consequências financeiras de processar um volume médio de 26 mil notas por mês, oriundas de mais de 8.200 fornecedores, com esse lead time. Dá para acreditar que não houve erros no primeiro Go Live do projeto?
Para que o primeiro Go Live com a Raízen Energia, Compass, Cosan e Radar fosse um sucesso, o projeto passou por uma rigorosa fase de testes. Foram desenvolvidos 1.800 fluxogramas, totalizando mais de 15 mil passos, com a participação de mais de 100 pessoas de seis áreas distintas, envolvendo as equipes de recebimento integrado, contas a pagar, compliance fiscal, TI, CSC e suprimentos.
"Entre os benefícios do V360 estão a facilitação do acesso à segurança da informação, a simplificação de processos rotineiros e repetitivos, a otimização do tempo e a integração entre diferentes áreas. Isso possibilita uma gestão segura e eficiente, melhora a qualidade das entregas e a produtividade do time, reduz custos e a probabilidade de falhas no processo, além de permitir a padronização das tarefas, que é o sonho de todo mundo que lida com notas fiscais de serviço.”
Juliane Fernandes | Especialista em Projetos e Inovação CSC da Raizen
Uma curiosidade sobre o projeto é que a elaboração e aprovação do BBP, documento que detalha os processos de negócios que serão abordados pelo sistema do ERP, levou cerca de 120 horas para ser concluído. Quanto ao treinamento da equipe, mais de 1.500 colaboradores e 4.500 fornecedores foram capacitados por meio de uma universidade corporativa online.
Além de gerar um retorno líquido de R$ 2,7 milhões para a empresa, o projeto também promoveu um melhor alinhamento entre as diversas equipes envolvidas nos processos. Reduziu 27 o número de colaboradores que realizavam apenas tarefas operacionais e diminuiu em 95% o tempo necessário para o processamento dos documentos fiscais, que passou de 35 para apenas 2 dias.
