Veja como a Viveo capturou automaticamente 95% das notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e) em apenas um mês usando o V360
Segmento
Indústria
Atuação
Nacional
ERP
Protheus
Saúde
A Viveo é uma empresa especializada na fabricação e distribuição de produtos médicos e hospitalares. Com um portfólio diversificado, o grupo abrange várias marcas, como Mafra, Topz, Cremer, Tecnocold Vacinas, Prevena, Flexicotton, Daviso, Heathlog, Far.Me, Embramed, Bellacotton, Salvelox, Piquitucho e Feelclean.
+58,7 mil documentos processados com o V360
95% de captura automática de NFS-e
38% de redução de tempo do processamento
O desafio
O maior desafio da gestão fiscal da Viveo era a descentralização do processo de inbound fiscal. O grupo é composto por empresas de diferentes setores da indústria hospitalar e farmacêutica, mas cada uma delas conduzia suas operações fiscais de maneira independente, resultando em uma significativa falta de padronização e visão holística dos processos de pagamentos.
Esse cenário se agravava devido ao uso de diferentes ERPs dentro do grupo, com destaque para diversas personalizações no sistema Protheus, o que tornava o processo ainda mais complexo. As peculiaridades de cada segmento de atuação exigiam adaptações específicas, dificultando a visibilidade e a governança sobre as operações.
Um dos principais problemas era a entrada de notas sem pedido prévio de compra, algo que acontecia apesar da percepção geral de que "sempre foi feito assim e nunca tinha dado errado". A ausência de um processo centralizado e automatizado comprometia a confiabilidade dos dados fiscais e a eficiência na gestão.
A solução
Com a implementação da V360, a plataforma funcionou como uma "lupa" sobre os procedimentos internos, permitindo identificar erros que antes passavam despercebidos. Esses erros, que haviam se tornado hábitos na operação, foram expostos e corrigidos. A descentralização deu lugar a um novo padrão de eficiência e controle.
A automação e centralização proporcionadas pela V360 permitiram processar mais de 58 mil documentos e capturar automaticamente 95% das notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e). Esse avanço reduziu significativamente o tempo de processamento e trouxe mais visibilidade sobre as operações fiscais, permitindo a correção de processos equivocados. Por exemplo, foi identificado que solicitantes estavam orientando fornecedores de forma errada sobre como preencher pedidos de compra, o que antes não era facilmente detectado.
“Com a V360, em apenas um mês de operação, já tivemos quase 100% de captura automática e redução significativa de tempo entre a confirmação de realização do serviço e envio da nota fiscal para pagamento.”
Claudinei Guimarães | Coordenador Fiscal da Viveo
A mudança possibilitou a estruturação de um Centro de Serviços Compartilhados (CSC), algo que era um plano de longo prazo e finalmente pôde ser concretizado com a nova governança fiscal.
A automação não apenas elevou a qualidade dos processos, mas também modificou o perfil das necessidades da equipe. Hoje, o foco está em contratar profissionais capazes de pensar e analisar processos, em vez de simplesmente executar tarefas de digitação de documentos fiscais.
