Como o V360 Reduz o Retrabalho no Recebimento e Validação de Documentos
No mundo empresarial, as equipes fiscais enfrentam desafios constantes para manter a eficiência, conformidade e agilidade no recebimento e validação de documentos. Com processos manuais excessivos, descentralização de dados e problemas recorrentes de validação, é comum que as organizações enfrentem retrabalho e custos elevados.
O V360 é a solução ideal para superar essas dores, automatizando cada etapa do processo fiscal e reduzindo significativamente os gargalos operacionais.
1. Eliminação de Processos Manuais Excessivos
A dependência de processos manuais para o recebimento e validação de documentos fiscais é uma realidade que sobrecarrega equipes, aumenta o risco de erros e consome recursos valiosos. O V360 automatiza essas atividades de ponta a ponta, proporcionando:
Captura Automatizada: Documentos fiscais, como notas e faturas, são capturados automaticamente de fontes como SEFAZ, portais de prefeituras e e-mails. Isso elimina a necessidade de entrada manual de dados e garante que nenhuma nota seja perdida.
Classificação Inteligente: O V360 categoriza automaticamente os documentos recebidos, garantindo que sejam direcionados para as etapas corretas do processo fiscal.
Com essas funcionalidades, as equipes podem focar em atividades mais estratégicas, enquanto o sistema cuida do trabalho repetitivo.
2. Centralização e Automação do Fluxo de Trabalho
Um dos grandes desafios é a descentralização dos dados e a falta de visibilidade sobre os processos fiscais. O V360 resolve esse problema ao centralizar todas as operações em uma única plataforma, proporcionando:
Gestão Unificada: Todas as etapas do processo — desde o recebimento até a validação e escrituração — são realizadas dentro do V360, garantindo que as equipes tenham uma visão clara do andamento de cada documento.
Monitoramento em Tempo Real: Dashboards intuitivos permitem acompanhar o status de cada nota fiscal, identificar gargalos e agir proativamente para resolvê-los.
Integração com ERPs: Com conectores nativos para sistemas como SAP, Totvs Protheus e Oracle, o V360 assegura que os dados fluam de forma harmoniosa, eliminando a necessidade de inserções manuais.
Essa centralização não apenas aumenta a eficiência, mas também reduz o tempo gasto em tarefas administrativas.
3. Validações Automatizadas
Problemas de validação são uma das maiores causas de retrabalho e atraso nos processos fiscais. Divergências de tributos, preços ou dados de fornecedores podem comprometer a conformidade e gerar multas. Para resolver esses desafios, o V360 realiza validações automáticas abrangentes que integram tecnologia e inteligência fiscal. O sistema verifica, por exemplo, se a nota foi cancelada após sua emissão pelo fornecedor ou se foi realmente registrada na prefeitura. Essa checagem detalhada garante que pagamentos indevidos e retenções de impostos sobre notas canceladas sejam evitados.
As validações também incluem a autenticação de documentos recebidos por e-mail ou upload no portal, garantindo sua legitimidade por meio de consultas às prefeituras e cruzamento de dados com sistemas públicos como Simples Nacional e Sintegra.
Além disso, o V360 aplica mais de 40 regras automáticas que comparam informações com o pedido de compra, cadastro do fornecedor e matriz fiscal. Com cobertura que abrange mais de 1100 prefeituras e a possibilidade de criar regras personalizadas conforme as regras de negócio da empresa, o V360 assegura flexibilidade e precisão em todas as etapas do processo.
4. Tratamento de Divergências
Mesmo com validações automáticas robustas, algumas notas podem apresentar divergências que precisam ser corrigidas antes de seguir para pagamento. Quando isso ocorre, o V360 aciona seu sistema de mensageria inteligente para notificar automaticamente o responsável pelo tratamento do problema. Essa distribuição é feita de forma personalizada, garantindo que a pessoa ou setor certo receba a tarefa.
Por exemplo, problemas de saldo contratual podem ser direcionados ao departamento de Suprimentos, enquanto erros de emissão são encaminhados diretamente ao fornecedor. Todo o tratamento das divergências ocorre dentro do V360, centralizando a resolução e mantendo um histórico detalhado de interações.
Os workflows personalizáveis do V360 asseguram que cada tipo de documento siga um fluxo adequado às necessidades da empresa. Validações simultâneas são realizadas para disparar os workflows com todas as mensagens de uma vez, exceto em casos que exigem etapas sequenciais, como a confirmação de um pedido de compra. Essa flexibilidade permite que o sistema se adapte às especificidades do negócio, maximizando a eficiência operacional.
A integração com o Active Directory possibilita uma gestão ainda mais eficiente, sincronizando grupos e responsabilidades automaticamente. Os usuários podem delegar tarefas, enquanto o usuário master tem acesso total para monitorar e ajustar os fluxos conforme necessário. Assim, o V360 garante que as divergências sejam tratadas de forma rápida e precisa, sem interromper o andamento das operações.
Benefícios Comprovados da Automatização com o V360
Empresas que implementaram o V360 relatam ganhos expressivos em produtividade e redução de custos operacionais. Alguns dos benefícios incluem:
A automação de processos fiscais não é mais uma opção, é uma necessidade para empresas que desejam permanecer competitivas e eficientes. O V360 não apenas elimina os desafios de processos manuais, descentralização e problemas de validação, como também transforma o setor fiscal em um verdadeiro aliado estratégico para o negócio.
Se sua empresa ainda enfrenta dificuldades no recebimento e validação de documentos fiscais, entre em contato e descubra como podemos revolucionar sua operação fiscal.
