Despadronização das NFS-e: Resultados de Grande Empresa de Educação com a V360

29 de jul.

A despadronização das Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) é um desafio enfrentado por empresas em todo o Brasil, gerando complexidade em seus processos fiscais. Com mais de 5.500 formatos diferentes adotados pelos municípios, as organizações lutam para manter a conformidade. Esse cenário cria dificuldade para as equipes como vivenciado por um grande cliente do setor da educação que encontrou na V360 a solução. Exploraremos como essa despadronização impacta a produtividade e como soluções de automação podem mitigar esses problemas. Desafios causados pela despadronização: A falta de um padrão para as NFS-e obriga as equipes fiscais e financeiras a dedicar tempo e recursos consideráveis ao processamento manual de cada documento. Este cenário não só aumenta o risco de erros, como também prolonga os ciclos de processamento fiscal e financeiro, afetando a agilidade e a capacidade de resposta das empresas perante suas obrigações fiscais. Os principais desafios incluem:

Diversidade de formatos e layouts por prefeitura: Necessita de adaptações constantes nos processos de captura.
Baixa produtividade do time: Alto custo com BPO devido ao processamento manual intensivo.
Diferentes canais de recebimento da nota: E-mails, formato físico, entre outros, complicam a padronização do recebimento.
Falta de controle no processo: Dificuldades de gestão e pontos críticos de auditoria.
Automação parcial: Falta de captura de documentos de todas as prefeituras necessárias.
Diversidade de ferramentas: Ausência de uma ferramenta centralizada para tratamento dos diversos fluxos.
Número do pedido incorreto: Que não corresponde ao registro de compras.
Pagamento de notas extemporâneas e tempo longo de escrituração de nota: Resultando em pagamento de multas, juros e protestos.

A V360 como solução de otimização para NFS-e:

Captura automática: Utilizando tecnologias de OCR avançado e inteligência artificial, a V360 extrai e estrutura automaticamente as informações das NFS-e, independentemente do formato ou origem.
Validação Automática: A plataforma converte as informações capturadas para um formato padronizado e realiza mais de 40 validações simultâneas contra as regras fiscais, assegurando a precisão e a conformidade.
Workflow: O processo inclui aprovação de pagamento com um clique, registro detalhado do trajeto da nota desde a recepção até o pagamento, notificações de divergências antes da aprovação, centralização de todas as informações em uma única ferramenta que facilita a análise e tomada de decisões, e relatórios detalhados para identificar gargalos e melhorar o fluxo de trabalho.
Integração com ERPs: Após a validação, os dados são integrados automaticamente aos sistemas ERP, otimizando os processos e reduzindo a carga de trabalho manual.

Caso de sucesso no setor de Educação: Um exemplo do impacto da V360 pode ser visto em uma grande organização do setor de educação. A implementação da V360 proporcionou uma redução de 75% em multas e juros, devido às validações fiscais automáticas. Além disso, a centralização das informações facilitou o processamento de dados de mais de 3,5 mil fornecedores, melhorando a eficiência operacional e a tomada de decisões estratégicas. Resultados alcançados:

Conformidade a em processos: A V360 simplificou o ciclo de pagamento a fornecedores, tratando as complexidades tributárias e melhorando os processos de compras e medição de serviços.
gerenciamento fiscal e permitindo que aos fornecedores um “auto-serviço”
Segurança da informação: Implementação de práticas e tecnologias robustas para proteger dados em sistemas com acesso externo, melhorando a segurança na cooperação com fornecedores.
Automatização e centralização: Esses processos não só elevam a eficiência operacional, mas também fortalecem a conformidade fiscal e garantem a rastreabilidade completa das transações.

Com a tecnologia avançada da V360, é possível transformar completamente o ingresso fiscal de notas fiscais de serviço e alcançar até 99% de automação. Quer descobrir como podemos ajudar sua empresa a otimizar seus processos fiscais? Agende uma conversa com um dos nossos especialistas!