Aprenda a automatizar pagamentos de utilities da sua empresa
A automatização do ingresso de faturas de utilities é importante por uma série de motivos. Em primeiro lugar, a produtividade é diretamente impactada, especialmente em empresas que lidam com um alto volume de faturas mensais. A automatização desse processo permite que a empresa processe um grande número de faturas com muito menos esforço humano.
Além disso, evitar atrasos de pagamento é essencial em cenários de alto volume. É importante garantir que as faturas sejam conhecidas e processadas a tempo para que o pagamento seja realizado ao fornecedor nas datas corretas. Atrasos podem levar ao pagamento de multas e juros, impactando financeiramente a empresa, além disso, podem gerar ruptura de processo, fazendo com que a empresa possa ter fornecimento interrompido e podendo impactar a operação de lojas, fábricas, etc.
Outro ponto importante é garantir o crédito tributário para as empresas contribuintes de ICMS ou PIS/COFINS. Assegurar que os impostos na nota fiscal do fornecedor estão corretos é importante para não pagar mais do que o necessário pelo produto e para garantir que o crédito tributário seja registrado corretamente, permitindo que a empresa reduza sua carga tributária.
A automatização também ajuda a evitar fraudes e erros operacionais. Com um volume alto de pagamentos, é desafiador garantir a legitimidade e correção de cada um deles. A verificação automática de todas as faturas minimiza a probabilidade de impactos financeiros decorrentes de pagamentos indevidos.
E como funciona o ingresso de Fatura Utilities no V360?
O V360 trabalha com três modelos de ingresso de fatura:
Ingresso via E-mail: As faturas são enviadas automaticamente para um e-mail cadastrado pela empresa, e o sistema V360 captura todas as faturas recebidas nesse e-mail.
Captura Direta no Site da Concessionária: O V360 acessa automaticamente o site da concessionária (exemplo: Light), utilizando login e senha do cliente, para capturar a segunda via da fatura. Esse método é aplicável a várias concessionárias de energia, telecom, água e gás.
Upload no Portal: Envolve o upload manual da fatura no portal, e o V360 realiza a captura e leitura da mesma.
As faturas em PDF são processadas com OCR e inteligência artificial, usando templates específicos para cada concessionária para extrair informações necessárias. Após a leitura, validações como verificação de duplicidade e valores são realizadas.
Na gestão de pedidos de compra, os clientes podem usar um pedido anual com saldo para todo o ano, criar um novo pedido para cada fatura, ou lançar a fatura sem pedido associado em alguns sistemas ERP. As faturas são validadas contra o pedido de compra e, em alguns casos, contra a matriz tributária, dependendo da escolha do cliente.
Divergências levam a faturas para uma área interna para resolução. O lançamento fiscal é feito para todas as faturas, mas o financeiro é feito apenas para as que não estão em débito automático. Existem alguns cenários em empresas que as faturas de podem ser rateadas entre vários centros de custos, com a divisão sendo determinada pelo ERP ou por um arquivo Excel do cliente. Por fim, o V360 acompanha o status de pagamento da fatura, realizando as atualizações conforme necessário.
Validações:
Duplicidade: Verifica se a fatura já foi recebida anteriormente no sistema, considerando a concessionária, o tomador e a competência do ano/mês.
Extemporaneidade: Checa se a data de recebimento da fatura é anterior ao mês atual.
Relação Nota x Pedido: Identifica automaticamente o pedido associado a uma fatura, adequado para sistemas onde um pedido pode estar relacionado a várias faturas, como um “pedidão anual”.
Validação Contra o Pedido de Compra: Inclui a verificação do CNPJ do prestador e do tomador, status do pedido (bloqueado/não aprovado), saldo do pedido, e valor total da nota fiscal. Outras validações específicas do cliente podem ser configuradas.
Validação do Cadastro do Fornecedor: Verifica se o fornecedor está cadastrado e se não está bloqueado.
Faixa de Valor: Verifica se o valor da fatura está dentro de uma faixa pré-estabelecida, baseada no histórico.
Validação dos Tributos: Validação de impostos como ICMS, PIS e COFINS, garantindo a correta aplicação das alíquotas e cálculo dos impostos no ERP. No caso do SAP, realiza a simulação dos impostos do pedido em tempo real. No Protheus, utiliza o motor fiscal para aplicar regras específicas e exceções fiscais.
Validação do Não-recebimento da Fatura: O sistema permite definir uma data limite para o recebimento de cada fatura, e disponibiliza um relatório das faturas não recebidas até a data esperada, ajudando a evitar problemas de falta de pagamento.
Escrituração:
No V360, a escrituração de faturas segue dois processos principais:
Escrituração pelo V360: Para faturas pagas via transferência bancária ou boleto, o V360 realiza a escrituração fiscal completa e prepara o pagamento automaticamente. Este processo inclui todos os campos necessários, como a linha digitável do boleto. No sistema SAP, isso é feito através da MIRO, e no Protheus, pela criação do documento de entrada.
Escrituração Apenas Fiscal: O V360 também identifica as notas fiscais que serão pagas por débito automático e que, portanto, necessitam apenas de escrituração fiscal. Isso é feito com base em regras definidas pelo cliente, como a relação de CNPJs. Nesses casos, o sistema realiza apenas a escrituração fiscal, sem gerar um título para pagamento no Contas a Pagar. No SAP, isso corresponde ao uso do NF Writer / J1B1N, em vez da MIRO.
Conclusão:
A automação no gerenciamento de faturas de utilities é uma necessidade estratégica para as empresas que buscam otimizar suas operações financeiras. Utilizando ferramentas como o V360, as empresas podem desfrutar de um processo de gestão de faturas mais otimizado, seguro e econômico. Esse método não apenas economiza tempo e recursos, mas também reduz significativamente os riscos de erros humanos, atrasos de pagamento e fraudes. Além disso, a integração com sistemas ERP e a flexibilidade nos métodos de ingresso de faturas tornam o V360 uma ferramenta adaptável a diferentes necessidades das empresas.
