A duplicata escritural é a nova solução digital moderna que visa transformar a forma como empresas realizam compras e vendas a prazo. Além de substituir a tradicional duplicata física, ela oferece segurança, agilidade e maior controle para cedentes (vendedores) e sacados (compradores).
Neste artigo, você vai entender exatamente como e quando utilizar a duplicata escritural na sua empresa, conhecendo as melhores práticas e os principais benefícios dessa inovação que será obrigatória para empresas negociar seus recebíveis no mercado financeiro.
O que é a Duplicata Escritural?
Antes de abordarmos as formas de uso, vamos relembrar o conceito: de forma prática, a duplicata escritural foi criada pela Lei 13.775 de 2018 e é a versão 100% registrada e digital da antiga duplicata mercantil de papel. Trata-se de um título de crédito emitido para formalizar uma venda de produtos ou serviços a prazo. Sua grande diferença é que todas suas informações, desde a emissão até a baixa, acontece exclusivamente em ambiente eletrônico, dentro de sistemas centralizados e autorizados pelo Banco Central do Brasil.
Pense nela como a evolução natural da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Assim como a NF-e substituiu o talão de notas em papel, a duplicata escritural está substituindo a duplicata mercantil, atrelada a um pedaço de papel.
Diferente da duplicata tradicional, a escritural oferece rastreabilidade total, segurança reforçada e integração com sistemas financeiros e ERPs, tornando os processos mais eficientes e seguros.
Quando utilizar a Duplicata Escritural na sua empresa?
A adoção da duplicata escritural é uma decisão estratégica que beneficia tanto o vendedor (cedente) quanto o comprador (sacado). Veja os cenários ideais para cada um.
Para o Vendedor (Cedente/Fornecedor): maximizando a segurança e o fluxo de caixa
- Se você precisa de capital de giro: a duplicata escritural é a ferramenta perfeita para a antecipação de recebíveis. Por ser um título registrado e seguro, instituições financeiras e fintechs oferecem melhores condições e mais agilidade para adiantar o valor da sua venda;
- Para aumentar a segurança das operações: chega de se preocupar com o extravio de documentos. O registro digital garante a unicidade e a integridade do título, oferecendo uma segurança jurídica maior;
- Quando o volume de vendas a prazo é alto: se sua empresa realiza muitas vendas B2B a prazo, a automação proporcionada pela duplicata escritural reduz a carga de trabalho manual, minimiza erros e otimiza toda a gestão de cobranças;
- Para modernizar e integrar a gestão financeira: a duplicata escritural se conecta facilmente a sistemas de gestão (ERPs), automatizando a conciliação financeira e fornecendo uma visão clara e em tempo real das suas contas a receber;
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Vendas a prazo com prazos superiores a 30 dias: a legislação brasileira permite a emissão de duplicata apenas para vendas com prazo de pagamento superior a 30 dias.
Para o comprador (Sacado): simplificando a Gestão de Pagamentos
- Para organizar as contas a pagar: ter um portal centralizado para consultar todas as duplicatas emitidas contra o seu CNPJ simplifica o controle. Você sabe exatamente o que deve, para quem e quando, evitando pagamentos em duplicidade ou atrasos;
- Se busca mais transparência nas cobranças: o acesso digital e unificado às informações do título de crédito garante clareza sobre os valores e vencimentos, facilitando o planejamento do seu fluxo de pagamentos;
- Para reduzir riscos operacionais: a natureza digital do título elimina o risco de receber boletos falsos ou cobranças indevidas, pois tudo é validado através de um sistema centralizador confiável;
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Necessidade de conciliação bancária ágil: As informações digitais facilitam a conciliação bancária e a gestão do fluxo de pagamentos.
Como emitir e gerenciar a Duplicata Escritural: passo a Passo
Do ponto de vista do Cedente (Vendedor/Fornecedor):
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Realizar a venda a prazo: acordar os termos da venda com o sacado, definindo valor, prazo de pagamento e demais condições.
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Emita a NF-e: o primeiro passo é o de sempre. Após realizar sua venda a prazo, emita a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou de Serviço (NFS-e), que comprova a transação;
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Gere a duplicata escritural no sistema: utilize uma plataforma ou sistema emissor integrado a uma das registradoras autorizadas pelo Bacen (como CERC, B3, Nuclea, etc.). O sistema usará os dados da NF-e para criar a duplicata escritural;
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Envie para registro: com um clique, a duplicata escritural é enviada para registro na entidade centralizadora. A partir deste momento, ela existe oficialmente como um título de crédito válido;
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Notifique o comprador: o sistema informa automaticamente o sacado (comprador) sobre a emissão do título, que poderá consultá-lo online;
- Acompanhe e negocie (se necessário): monitore o status do título (se o comprador deu o “aceite”) e, caso precise, negocie a antecipação do valor com agentes financeiros diretamente pela plataforma.
Do ponto de vista do Sacado (Comprador):
- Receba a Notificação: você será informado por e-mail ou pelo seu sistema sobre a emissão de uma nova duplicata em nome da sua empresa;
- Acesse e valide as informações: consulte os detalhes da cobrança (valor, vencimento, dados do vendedor) no portal indicado para garantir que tudo está correto;
- Dê o “Aceite Eletrônico” (opcional, mas recomendado): o aceite é o seu “ok” digital, confirmando que você reconhece a dívida. Isso simplifica o processo para todos e fortalece a segurança da operação;
- Programe o pagamento: com os dados corretos em mãos, monitore os prazos e realize o pagamento na data de vencimento, como faria com qualquer outra cobrança;
- Concilie as informações com o extrato bancário: verifique se os pagamentos foram devidamente registrados.
Benefícios da Duplicata Escritural para ambas as partes
A duplicata escritural oferece benefícios como a redução de custos com a eliminação do uso de papel, impressão, transporte e armazenamento de documentos físicos. Ela também proporciona maior agilidade nos processos, por causa da automação, desde a emissão até a cobrança.
Além disso, a segurança é aprimorada com a redução do risco de fraudes, perdas e extravios, e a transparência e rastreabilidade são garantidas pelo acompanhamento online do status da duplicata escritural. A facilidade de integração com sistemas otimiza a gestão financeira e, para o cedente, há uma melhoria no fluxo de caixa devido à possibilidade de antecipar seus recebíveis.
A duplicata escritural é uma evolução indispensável para sua empresa
A adoção da duplicata escritural é um passo estratégico para modernizar a gestão financeira, aumentar a segurança e otimizar o fluxo de caixa da sua empresa. Ela representa um importante avanço na modernização das transações comerciais no Brasil.
Entender como e quando utilizar esse título de crédito vai garantir que sua empresa esteja preparada para as demandas do mercado financeiro e as regulações vigentes. Ao considerar a utilização da duplicata escritural, é fundamental avaliar as necessidades da sua empresa e buscar soluções que ofereçam integração com seus sistemas de gestão, garantindo uma transição suave e eficiente.
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