A Reforma Tributária não se limita apenas à criação do IBS e da CBS. Ela está inaugurando um novo padrão digital de documentos fiscais, capaz de transformar a forma como empresas em todo o Brasil registram, validam e processam suas transações e pagamentos a fornecedores.
Se o seu processo de contas a pagar não estiver preparado para receber e validar a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) no novo leiaute do XML, adaptado para comportar IBS, CBS e IS, a consequência pode ser preocupante. Afinal, sem um pagamento processado e validado, não será possível realizar compras de produtos, serviços e materiais indispensáveis para a produção da sua empresa e, consequentemente, haverá um impacto direto no faturamento.
Por isso, este artigo reúne tudo o que você precisa saber sobre a “nova nota fiscal” da Reforma Tributária: as mudanças técnicas, o cronograma oficial, os riscos e as orientações práticas para preparar sua operação com para o novo leiaute XML.
O que é a “nova Nota Fiscal” da Reforma Tributária?
Popularmente chamada de “nova nota fiscal”, ela se refere à materialização da Reforma Tributária em seus documentos fiscais (DF-es), agora com novos campos, eventos e alíquotas. Em resumo, trata-se de um novo leiaute do XML para a NF-e, NFC-e, CT-e e outros DF-es, projetado para comportar a nova estrutura de tributação do consumo: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto Seletivo (IS).
Para sustentar essa transformação, o Governo Federal está construindo o primeiro sistema tributário 100% digital do mundo.
Segundo o Ministro da Fazenda, Fernando Haddad, a nova plataforma será 156 vezes maior que o sistema do Pix e 11 vezes mais potente que a estrutura atual da Receita Federal, com capacidade para processar cerca de 70 bilhões de documentos por ano. Portanto, isso demonstra a magnitude da transformação tecnológica que sua empresa precisa acompanhar.
Os dois regimes tributários simultâneos na mesma nota fiscal
Para as empresas, o relógio está correndo, pois as mudanças vão muito além da apuração de impostos. Um dos impactos mais críticos está no coração da sua operação: a entrada de notas fiscais.
Com a criação da CBS e IBS, além do Imposto Seletivo, o Brasil entra de vez no modelo IVA Dual e entre 2026 e 2033, sua empresa vai ter que lidar com dois regimes de cobrança de impostos, ao mesmo tempo, na mesma nota fiscal:
- O atual, com ICMS, ISS, PIS, Cofins e IPI;
- E o novo, com CBS, IBS e Imposto Seletivo.
Isso significa que, a partir de agora, cada NF-e traz não apenas o histórico de tributos conhecidos, mas também os novos. Na prática, convivem dois sistemas tributários dentro do mesmo XML, o que aumenta a complexidade e exige preparação imediata.
O que muda na NF-e com a Reforma Tributária?
A versão atualizada do XML da NF-e traz mudanças estruturais que impactam desde a geração até o processamento das notas fiscais. Entre as alterações mais relevantes estão:
- Inclusão de campos específicos para IBS, CBS e IS, por item da nota;
- Registros detalhados para devoluções e regimes especiais;
- Indicação de operações sujeitas a cashback tributário;
- Reformulação do DANFE, que passa a exibir os novos tributos.
Esse conjunto de inclusões adiciona mais de 200 campos ao leiaute atual, tornando indispensável que ERPs, integradores e validadores fiscais revisem seus fluxos de captura e leitura.
É importante ressaltar que em outubro/2025, os campos IBS/CBS serão obrigatórios apenas em homologação, mas, em produção seguem opcionais. A partir de 06/10, eles passarão a ser exigidos nas NF-e, com regras de validação aplicadas. Já em 2026, o envio será obrigatório também em produção, com valor jurídico para os novos tributos a partir de 01/01/2026.
Cronograma oficial: quando a nova NF-e será exigida?
O processo de transição foi desenhado para acontecer em etapas, permitindo que empresas e fornecedores de tecnologia ajustem suas soluções. O cronograma é o seguinte:
- Julho de 2025: ambiente de homologação disponível, com a validação opcional dos novos campos (IBS/CBS) ocorrendo apenas se eles forem preenchidos;
- Outubro de 2025: início do uso em homologação, com preenchimento obrigatório dos campos IBS/CBS. No ambiente de produção, os seus fornecedores já poderão enviar XMLs com o novo layout, mas o envio seguirá opcional e sem valor jurídico;
- Janeiro de 2026: os novos tributos (IBS/CBS) passarão a ser exigidos e obrigatórios, gradualmente, em todos os documentos fiscais eletrônicos.
Esse prazo, embora pareça confortável, é curto diante da necessidade de atualização de sistemas, treinamento de equipes e validação de processos. Ignorá-los é, sem dúvida, arriscar a paralisação da sua operação.
Atenção: Empresas do Simples Nacional e MEI estão, a princípio, dispensadas da obrigatoriedade em 2026, mas é importante acompanhar as novas atualizações, pois ainda estamos em um período de definições.
Riscos e impactos diretos no recebimento da nota fiscal com o novo leiaute XML
O novo leiaute XML da nota fiscal, com seus mais de 200 novos campos, não é um desafio exclusivo da área fiscal. Ele impacta toda a cadeia de suprimentos e envolve áreas como fiscal, compras, TI, financeiro, operacional, jurídico e CSC, tendo como centro o processo de contas a pagar.
Se a NF-e de um fornecedor não estiver no novo formato, os impactos podem ser imediatos:
- O ERP não conseguirá integrar o documento automaticamente;
- O processo de contas a pagar ficará parado, aguardando uma solução;
- Haverá uma enorme necessidade de retrabalho manual para corrigir ou solicitar a substituição do documento;
- Falhas nas validações, resultando em inconsistências nos cadastros e aplicação incorreta de regras, o que gera riscos de contabilização inadequada e erros na apuração de créditos de IBS/CBS.
Em outras palavras, a falta de preparação não impacta apenas o setor fiscal, mas pode resultar em atrasos nos pagamentos e comprometer a operação inteira da sua empresa.
O impacto nos ERPs e a necessidade de automação fiscal
Os grandes fornecedores de ERP já sinalizaram como vão lidar com a mudança. Enquanto a TOTVS lançou um novo Configurador Tributário e a Oracle prepara patches em suas versões Cloud, a SAP anunciou que o GRC NF-e não terá suporte nativo a partir de janeiro/2026 para o novo modelo, o que aumenta os riscos para seus clientes.
Mas a adaptação não depende apenas do fornecedor: cada empresa precisa garantir que suas integrações, cadastros e fluxos estejam prontos. Some-se a isso o fato de que o CNPJ passará a ser alfanumérico em 2026, ou seja, incluirá letras e números, e temos um cenário que exige revisão completa dos sistemas, das bases de dados, integrações e automações fiscais, para evitar falhas operacionais e garantir conformidade com as novas exigências das NF-e, NFS-e e CT-e.
Como se preparar para receber notas fiscais no novo leiaute XML
A preparação deve ser vista como um projeto multidisciplinar, envolvendo fiscal, TI, compras, contas a pagar e fornecedores. Algumas ações estratégicas incluem:
- Mapear todos os pontos de entrada de XML no seu sistema;
- Atualizar e testar interfaces entre ERP e a sua solução fiscal;
- Treinar times fiscais, financeiros, TI e AP com cenários reais;
- Validar fornecedores e sua cadeia de entrada;
- Implementar monitoramento contínuo para ajustes e melhorias;
- Gerar massa de testes no novo leiaute.
Trata-se de criar uma cultura de adaptação contínua, já que novas regras e campos podem surgir à medida que a Receita Federal evoluir o novo leiaute.
Por que gerar massa de testes é essencial em 2025
O ambiente de homologação não é apenas um espaço de validação técnica. Ele permite que empresas simulem ocorrências, identifiquem rejeições e ajustem processos antes que a obrigatoriedade entre em vigor.
Testar XMLs agora significa:
- Antecipar falhas de integração;
- Evitar gargalos em janeiro de 2026;
- Treinar equipes em cenários reais;
- Garantir previsibilidade para a operação fiscal.
Empresas que deixarem essa etapa de lado podem começar o ano de 2026 com sistemas parados, pagamentos bloqueados e fornecedores sem receber.
Conversor XML: antecipe cenários, simule erros com a V360
Enquanto a Reforma Tributária muda as regras dos documentos e aumenta a complexidade das rotinas fiscais, a V360 entrega tecnologia para simplificar essa transição para que você tenha uma tarefa a menos na sua mesa e sobre apenas as decisões que importam para o seu negócio.
É com esse propósito que criamos o Conversor XML, uma solução gratuita, sem limite de uso e que funciona como um tradutor automático que transforma suas NF-e, NFS-e e CT-e atuais no novo formato da Reforma Tributária.
Em poucos cliques, o Conversor XML da V360 transforma seus XMLs atuais para o novo modelo com IBS, CBS e IS, preservando a estrutura original e permitindo ajustes manuais. Assim, você treina sua equipe, testa seus processos e antecipa cenários, garantindo previsibilidade e segurança antes da obrigatoriedade. Tudo isso em massa e sem pagar nada.
Além disso, os arquivos ficam visíveis apenas para o usuário que fez o upload, protegidos pela infraestrutura da V360 com certificações internacionais (SOC 1 Type II, ISO 27018 e ISO 27001).
Passo a passo para usar o Conversor XML da V360:
- Faça upload de até 10 XML antigos simultâneamente no Conversor;
- Receba o XML já com campos IBS/CBS com as alíquotas padrão;
- Baixe, edite (se necessário) e importe para o ambiente de homologação/ERP;
- Rode testes de fluxo, valide rejeições e ajuste regras.
Quando a maior mudança tributária em 50 anos se aproxima, não dá para esperar a obrigatoriedade para agir. O Conversor de XML já te ajuda com o novo padrão, colocando sua empresa à frente na Reforma Tributária.
