Nos últimos anos como sócio da Visagio, maior empresa brasileira de consultoria, fui responsável pela unidade de negócio de Centro de Excelência de RPA (Robotic Process Automation) e tive o privilégio de implementar CoEs em algumas das maiores empresas do país. Um dos processos mais críticos no CoE era o de priorização de automações. Obviamente, esse processo leva em consideração o ganho obtido com a automação em termos de aumento de produtividade e/ou redução de riscos. Porém, várias automações que tinham alto ganho esbarravam em um critério de esforço e se provavam inviáveis. Geralmente, o processo de ingresso de notas fiscais se encaixava nessa categoria devido à grande quantidade e complexidade dos robôs a serem criados (de captura em diversas fontes, incluindo prefeituras e concessionárias de utilities, diversas regras de validação, escrituração da nota etc). Criar e sustentar esses robôs internamente muitas vezes tornava a automação inviável.

Quando fundamos a V360, nossa ideia foi criar um produto que pudesse otimizar os processos e maximizar a eficiência do recebimento fiscal. Como um produto, utilizado por diversas empresas, essa automação traria o alto ganho esperado, porém sem os altos custos de criação e sustentação das automações, dado que, como produto, elas já estariam criadas e a sustentação seria “rateada” entre diversos clientes.

Alguns anos e quase uma centena de clientes depois, nossa tese se provou: para algumas automações, contratar um produto é a escolha mais acertada.

• Especialização e Foco

A V360 é um exemplo de fornecedor que vive e respira automação fiscal. Com uma solução SaaS projetada especificamente para otimizar o recebimento fiscal de grandes corporações, trazemos uma mistura única de experiência e foco que soluções internas raramente conseguem igualar. É comum nos contratarem para substituir soluções internas que acabaram não se provando e foram implantadas sem grande sucesso.

• Processos e melhores práticas 

A V360 foi fundada por funcionários da Visagio, a maior empresa de consultoria brasileira, com tanto conhecimento de projeto dentro de casa, não poderia ser diferente: uma expertise que possibilita troca de conhecimento relevante e conhecimento de boas práticas do processo de request to pay. Um processo que não pode ser otimizado apenas com tecnologia, mas demanda muitas boas práticas.

• Atualização e Manutenção Contínua

Softwares internos requerem atualizações frequentes e manutenção constante, o que demanda uma equipe dedicada e recursos substanciais. Ao contrário, a V360 se dedica a manter sua plataforma sempre atualizada com as últimas regulamentações fiscais e tecnologias de ponta, garantindo que o processo de automação seja sempre eficiente e esteja em conformidade legal. Isso tudo com times de Produto e Sustentação compartilhados entre diversos clientes, o que ajuda a manter preços bastante inferiores se compararmos a uma solução proprietária.

Como somos especialistas nessa cadeia, sabemos os desafios, por exemplo, de captura das diversas prefeituras e leitura dos diferentes tipos de template. Com times dedicados a essa jornadas, temos atualizações recorrentes do volume de captura, tirando do seu time interno a responsabilidade de gerir RPAs que podem ir mudando, por exemplo.

• Escalabilidade Sem Limites

Uma solução interna pode até parecer atraente inicialmente, mas muitas vezes encontra um “teto de automação” devido a limitações tecnológicas ou de recursos. A V360, por outro lado, oferece uma escalabilidade sem precedentes, alcançando até 99% de automação. Isso significa que praticamente todas as notas fiscais podem ser processadas e validadas automaticamente, sem necessidade de intervenção humana, assegurando uma eficácia quase total. Como essa escala demanda uma série de ajustes finos, validações e leituras mais complexas e não só o “grosso” dos problemas é necessário uma dedicação exclusiva.

• Redução de Riscos e Erros

A automação de alta precisão da V360 minimiza riscos e erros humanos. Nossa plataforma valida as notas fiscais contra os pedidos de compra e assegura a correta aplicação de impostos e tributos, o que é essencial para empresas de grande porte que lidam com um volume massivo de transações. Por ser um produto que evolui continuamente, a quantidade de validações automáticas realizadas é muito maior do que seria possível se realizadas manualmente ou por uma solução interna.

Inteligência e Otimização de Processos

Além da automação, oferecemos relatórios inteligentes que fornecem insights valiosos para a tomada de decisão. Nossa ferramenta não apenas processa dados mas também os analisa, permitindo a otimização contínua dos processos fiscais. Entendemos que apenas a automação não é suficiente, por isso o V360 usa uma combinação de automação inteligente (RPAs, integrações via API, OCR, inteligência artificial etc) com soluções integradas de BPM (workflow) e Business Intelligence para proporcionar a solução de fato para o ingresso fiscal.

Conclusão

Em resumo, ao considerar o desenvolvimento de uma solução interna versus a contratação de um fornecedor especializado em automação fiscal, é importante ponderar sobre o valor agregado pela especialização, a eficiência operacional, a redução de riscos e a capacidade de inovação contínua. A V360 se destaca como um parceiro estratégico que oferece não apenas uma solução de software mas um caminho para transformar o recebimento fiscal em um centro de excelência dentro da sua organização.